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業務日誌#35

「しのご」が日々の業務で気が付いたことを、脈絡なく気ままに書き連ねています。

To-Doリストを作る意味

なぜ「To-Doリストを作る意味」というタイトルなのかといえば、自分でTo-Doリストのリフィルを作っているとはいえ、思ったように活用できていない。これはリフィルに問題があるというより、リストの作り方というか組み立て方がヘタクソなのだと考えた。

いまごろではあっても、再びTo-Doリストの効果的な作成方法を調べてみた。なにしろ思ったほどテキパキと仕事が進まないものだから、ここは再び初心に帰ってもいいのではないかと思う。

まずは何も考えずにTo-Doリストを作ってはダメらしい。自分のやり方といえば、ガガガァ~と書いていき、それから優先順番を考えたりしているけど……。「このサイト」に書いてあったとおり、重要なのは、これからやろうとしている事を次の3点に分解することらしい。

  1. 考えを、とてつもなく具体的にする。
  2. とてつもなく簡単な内容に分解する。
  3. ここまできたら、TO-DOリストにする。

こうしてひとつの仕事などを細かく分解しないと、To-Doリストができただけということになりかねない。具体的には、次のように考えてみる。

  1. ○○○○というフォルダを開く。
  2. □□□□というファイルを開く。
  3. ファイルに書いてある内容をサラッと見る。
  4. ファイルの重要部分をマジメに読む。
  5. 思いついたことを記載する。

とまぁこんな風にアホらしいと思わず、超簡単に分解してみる。こうしているうちに、だんだんと気分が乗ってくるようなのだ。まずは細かく分類しているうちに、効果的なTo-Doリストの作り方が身についてくると思う。

参考にしたサイトは、もうひとつある。仕事柄を考えると、To-Doリストは作っていないとの事だが、参考になることが書いてある

まず仕事にかかるとき、「やればできる」という気分だけではダメだという。あたり前のことだけど、こうしたことは自分でも結構多い。ときどきTo-Doリストに書いていても書いていなくとも、こういう気分になることはある……。

重要なポイントは、主に下記のようなことらしい。

  1. 業務内容を「自分のタスクに転換する」といった作業が必要という。
  2. ふたつの仕事を行うのなら、ふたつの仕事の間に休憩や気分転換を入れる。頭を切り替えるためのインターバルを入れた方が、結果的に早く終わる。
  3. 同じ仕事を続けるなら、せいぜい4時間。人間いつも本気が出せるわけではない。
  4. ひとつの仕事に集中したとしても、せいぜい3~4時間。したがって、ひとつのタスクは4時間ぐらいで片付けられるよう、長い仕事はいったん切れるようにする。
  5. 早く終わったものは、一日経って覚めた目で見ると再評価部分が出てくる。
  6. 時間の見積りは「本気を出せばこれぐらいで終わる」と甘く考えるけど、本気が出てくるという保証はない。
  7. タスクを日数および時間に分解できるかが重要。
  8. 自分のタスク処理能力を過大評価しないこと。

 こんなところがTo-Doリスト作成のポイントだろうか。探せばもっと良い方法があるのだろうが、To-Doリストのリストそのものはたくさんあるのだが、こうすればうまく行くという方法を解説しているサイトは実に少ないものだ。

温故知新。たとえTo-Doリストの活用方法とはいえ、その効果的な手段や作り方、その他のいろいろなアイデアというものは、何年かに一度は調べてみてもいい。新しい方法、効果的な方法など、必ずマネしてみるべき方法があるはずだ。ダメだったら、また考えることだ。