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業務日誌#35

「しのご」が日々の業務で気が付いたことを、脈絡なく気ままに書き連ねています。

押出しファイリング方式への転向

かなりむかしのことだが、「A4革命・スーパー書類の整理術(山根一真、情報山根組著)」にある角2封筒を使った整理術を読んで感激し、さっそく実行。記事を参考にしながら自分でラベルを作り、このラベルのタイトルを五十音にならべる。使いふるした封筒でも再利用できるので、この一連のスタイルは自分で行う書類整理術としてホームページにも紹介記事を書いた。

とても便利な方法だった。複数のスタッフ、クライアントがひとつの会社でも異なった複数の部署の業務を展開するとなれば、この方式はとても便利で、別部署であっても関連する共通テーマがあれば、その資料を参照できる。だから警察でも使われているということも本に書いてあり、便利に使える方式はどこでも活用できるものだなと思った。

ところが、自分ひとりで業務を行うようになってくると、この五十音方式は面倒になってくる。またむかしは、資料などすべては紙が中心だったけど、いまやデータ、PCが中心。だんだんひとりで業務を展開するようになってくると、少し面倒になってきた。

そこで野口悠紀雄氏が「『超』整理術」などなど各種の著書で紹介している書類の整理方法「押出しファイリング方式」へと変更した。自分のホームページの紹介記事にも書いてあるが、複数の人数なら資料の共有化を図るためにも五十音順が便利だけど、個人的にさまざまなことを展開していくとなると押出しファイリング方式が便利だと思う。どちらが優れているというより、自分の業務スタイルに沿った方式がいいのだろ。

押出しファイリング式は、単純にいまの業務で使用する資料などが入った封筒を封筒ストックの一番前に置くというもの。並べ方が個人業務向けだし、「A4革命・スーパー書類の整理術」を参考にして作った前記のラベルも改めて作りなおす必要もない。並べ方を変えただけなので、何のストレスないのがうれしい。

自分の業務スタイルを変えるということは、過重な負担がかかる。でも封筒の並べ方を変えただけなので、いままでの業務スタイルを大幅に変える必要もない。自分の業務スタイルが年齢に応じて変わってきたら、そのスタイルに見合ったものをその都度考え選択すればいいわけだ。

自分の業務、生活の中でも「温故知新」「不易流行」を忘れないようにしよう。